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Rédiger une justification de gardes (dépassement de quotas)

Guide pas à pas pour créer et soumettre une justification lorsqu’un agent dépasse le nombre habituel de gardes par mois (ex. plus de 5 gardes/mois).

Durée estimée : ~5 à 10 min.

Objectif

À la fin de ce guide, vous saurez :

  • Comprendre quand une justification est nécessaire (dépassement du seuil mensuel).
  • Créer une justification en renseignant l’agent, la période, le nombre de gardes et le motif.
  • Soumettre la justification pour examen par le comité de validation.

Prérequis

  • Droits d’accès à Justifications des gardes (ou équivalent : depuis le planning, la fiche agent ou un menu dédié).
  • Connaissance du motif à indiquer (effectifs insuffisants, congés, continuité du service, redistribution exceptionnelle, autre).

Étape 1 — Savoir quand justifier

  • Une justification est en général requise lorsqu’un agent a plus d’un certain nombre de gardes sur le mois (ex. plus de 5 gardes/mois, selon la configuration).
  • L’application peut afficher une alerte lors de l’affectation ou dans le rapport du comité ; le responsable ou le comité peut aussi demander une justification a posteriori.
  • Motifs typiques (référence décret) : effectifs insuffisants, indisponibilités administratives (congés, mission, suspension), exigence de continuité du service, redistribution exceptionnelle, autre (à préciser).

Étape 2 — Accéder à la création d’une justification

Option A — Depuis la liste des justifications

  1. Allez dans Gestion des Gardes → Justifications des gardes (ou Justifications gardes selon le menu).
  2. Cliquez sur Nouvelle justification ou Créer.

Option B — Depuis la fiche d’un agent ou le planning

  1. Si vous êtes sur la fiche d’un agent ou dans le détail d’un planning, cherchez un lien ou un bouton du type Ajouter une justification (souvent affiché lorsque le nombre de gardes du mois dépasse le seuil).
  2. Cliquez dessus ; le formulaire peut être pré-rempli avec l’agent et la période.

Étape 3 — Renseigner le formulaire

  1. Agent : sélectionnez l’agent concerné (ou vérifiez qu’il est bien pré-sélectionné).
  2. Période : choisissez le mois et l’année (ex. janvier 2026).
  3. Nombre de gardes : saisissez le nombre de gardes réalisées ou prévues pour ce mois (l’application peut le pré-remplir à partir des affectations).
  4. Motif (obligatoire) : sélectionnez un motif dans la liste proposée, par exemple :
  5. Effectifs insuffisants
  6. Indisponibilités administratives (congés, mission, suspension)
  7. Exigence de continuité du service
  8. Redistribution exceptionnelle (situation imprévue, urgence)
  9. Autre (à préciser dans un champ commentaire)
  10. Commentaire (si le motif est « Autre » ou pour préciser) : décrivez brièvement la situation.
  11. Cliquez sur Enregistrer (brouillon) ou Soumettre selon l’interface.

Conseil

Rédigez un commentaire clair et factuel pour faciliter l’examen par le comité (ex. « 3 congés maladie sur le service en janvier, 2 agents en mission »).

Étape 4 — Soumettre pour validation (si en brouillon)

  1. Si vous avez enregistré en brouillon, ouvrez la justification depuis la liste des justifications.
  2. Cliquez sur Soumettre ou Soumettre pour validation.
  3. Ce que vous voyez : le statut passe à « Soumis » ou « En attente » ; la justification est alors visible par le comité de validation dans ses outils.
  4. Le comité examinera la justification avec les autres éléments (programme de travail, exécution, absences) et validera ou rejettera le dépassement ; vous pouvez consulter le rapport de validation ou l’historique une fois la décision prise.

Étape 5 — Consulter le statut et le détail

  1. Depuis Justifications des gardes, utilisez les filtres (agent, période, statut) pour retrouver une justification.
  2. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail : agent, période, nombre de gardes, seuil, motif, commentaire, statut (brouillon, soumis, validé, rejeté) et éventuellement l’historique de validation du comité.

En résumé

Action Étapes clés
Créer une justification Justifications gardes → Créer → Agent, période, nombre de gardes, motif obligatoire
Soumettre Détail → Soumettre pour validation → Statut « En attente »
Suivre Liste + filtres → Détail → Statut et historique comité

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